火锅店就餐预订关系到整个火锅店销售和接待的效果，所以应该制定一套完整的操作程序，按照规范进行工作
（一）预订前的准备工作
（1）掌握并通报已预订的情况，包括时间、场所、人数、规格、标准等，避免在预订过程中发生冲突。
(2)掌握各类火锅店就餐的规格和容量，熟悉菜肴品种、特色以及定价标准和服务项目。
(3)将预订所需的资料和用品准备充分，包括火锅店就餐预订的各种表格，如预订单、预订表、记录表等。
（二）火锅店预订受理工作
1.了解客人需求，解答客人询问
无论是面谈预订还是电话预订，工作人员都应热情主动地接待客人，与客人建立良好联系。
预订人员必须掌握有关火锅店场所、设施、菜点、服务、收费等方面的具体情况。
为了掌握客户的意图和期望，并使客户了解火锅店的情况，预订人员在接受预订时，必须详细了解客户需求，介绍火锅店情况，并解答客人的询问。
2.接受预订
在接受预订时，必须核查火锅店预订的有关记录，以知晓火锅店预订的可行性。
（三）填写火锅店预订单，处理预订资料
接受预订主要是通过填写火锅店预订单来完成的，火锅店预订达成意向后，无论是初步确认还是最终确认，均须填写火锅店预订单。
（四）编制火锅店预算
火锅店举办单位为了将火锅店费用控制有某一范围内或将火锅店开支纳入预符之中，一般都要求在接受宽会预订时提供火锅店预箕单，因此，预订人员要熟悉企业火锅店设备、场所、服务、菜肴等各方面的收费标准，以便在同客人协商的过程中，根据火锅店预订单的内容，编制火锅店预算单。
（五）签订合同
按国际惯例，火锅店预订要有书面的确认，客户支付订金以后火锅店预订才正式成立。
火锅店合同书必须明确几点：时间、地点、客人认可的菜单、酒水单、确认保证人数和预算人数、顾客的要求、详细的价目表、付款方式、订金原则，如订金的多少、订金的退还等制度、火锅店的责任、义务，顾客的权利义务等。
订金制度：为了保证火锅店预订的确认，火锅店往往要求巳确定日期的顾客预付一定数量的订金，特别是规格和标准较高的火锅店，因其成本较高，更是要收取一定比例的订金。否则一个大型火锅店临时取消，对火锅店势必造成重大损失，因此预付订金对火锅店经营单位而言是一种自保方式，实属必要。除此之外，若在原来预约宴席的顾客未付订金之前，另有顾客想订同一场地，预订人员应打电话给先预约的顾客，若确定要使用该场地，就必须请其先至火锅店缴纳订金，将让与下一位想预约的顾客。
（六）发布火锅店通知单
火锅店正式确定后，预订人员对内应发布一份类似公文的火锅店通知单，告知各个部门在该火锅店中其部门所应负责执行的工作。由于成功举办一个火锅店需靠许多部门通力合作，所以一张火锅店通知单如果能够清楚地将所有工作事项列出来，对于举办火锅店将有很大裨益。火锅店通知单即可称为这些工作内容大致如下：
（1）火锅店部，根据火锅店通知单上所记载的菜单，准备所需要的摆设器皿及厨房装菜的器皿。并且安排工作人员备餐。
(2)工程部，依据火锅店通知单上的要求，派遗电工架设装备或予以支援。
(3)厨房，依据火锅店通知单上客人所订的菜单进货，并做火锅店前的准备工作。
(4)火锅店服务部，依据火锅店通知单上的需求和设计图进行摆设，并做好火锅店前的准备，包括人力需求、工作计划及服务流程等。
(5)火锅店酒吧，按照顾客需要准备酒和饮料。
(6)保安部．依照客人要求，指派保安人员至礼金台协助保护礼金，并协助疏散火锅店进场和散场时的人群。
（7）营销部．帮助客人制作淘报
总而言之，火锅店通知单是各部门之间的沟通方式。它在客户的要求与各部门的工 作准备当中，直接搭起一座桥梁，以确保部门间彼此快速、直接地传达信息，获得最佳工作效率。
（七）更改或取消预订的处理
由于某种原因，已经预订的火锅店可能被取消。对于取消预订，一般要求在火锅店前一个星期通知火锅店，这样可不收任何费用然而若是在火锅店前三天才通知，订金将不退还，还要收取整个火锅店费用的5%。
如果某暂定的预订被取消，负责财务的主管要埴写一份取消预订报告
由于某种原因，火锅店预订可能会发生变动（包括时间、地点和火锅店内容的变动），无论是顾客方面还是火锅店方面的任何变动都要提前一周通知对方。
在宴请活动前两天，必须与顾客再次联系，进一步确认已谈妥的所有详情
火锅店管理者应严密监控火锅店预订程序．确保信息渠迫畅通，保证预订工作顺利进行。
